Que vous soyez étudiant ou professionnel, il est capital de programmer et organiser efficacement votre travail.

Mais avant tout, programmer et organiser son travail sont deux choses différentes :

Programmer son travail revient à consacrer une plage horaire précise, telle réviser ses stats de 9h à 10h, participer au travail de groupe de 14h à 16h…

Quant à organiser son travail, revient à le structurer d’une manière bien définie, à le préparer dans ses détails. Par exemple, faire sa fiche de résumé pour un cours donné, travailler les exercices d’un tel chapitre, faire un brainstorming pour un projet avec son équipe…

Rien qu’avec ces définitions, vous saisissez déjà l’intérêt de programmer et d’organiser votre travail, vous optimisez votre temps, vous accomplissez vos tâches, et le tout avec sérénité et rendement !

Comment faire alors ?

Plusieurs ouvrages et articles proposent d’innombrables méthodes sur l’efficacité, la gestion de temps, qui peuvent convenir parfaitement à certains, mais pas du tout à d’autres. Nous nous sommes basés, bien entendu, sur des études scientifiques et sur notre propre expérience pour vous livrer les points clés qui s’avèrent efficaces pour la majorité d’entre nous. Vous pouvez les appliquer intégralement ou s’en inspirer, l’essentiel est de trouver votre propre méthode.

1) Prioriser

Etant donné qu’il y a beaucoup à faire, que ce soit pour les études ou le travail, et que vous disposez d’un temps limité ; par conséquent, il est nécessaire d’ordonner les tâches à accomplir selon leur importance et urgence. 

Une tâche peut être importante mais pas urgente et vice versa.

Pour une tâche urgente, plus sa date limite s’approche, plus elle devient pressante.

Pour une tâche importante, sa réalisation ou non entraine des conséquences plus ou moins graves. Ce qui fait, ne laissez pas une tâche importante devenir urgente, en particulier, pour ceux/celles qui ne supportent pas la pression. Soyez également vigilent par rapport à une urgence d’autrui qui ne vous apporte rien, elle peut même nuire à l’ensemble de vos activités.

Choisissez également le bon moment pour réaliser vos tâches. Personne ne travaille continuellement avec la même efficacité. Vous devez bien vous connaitre pour savoir quand vous êtes au meilleur de votre forme et où vous avez un coup de barre. Ainsi, réservez vos pics d’énergie pour les tâches qui ont en besoin.

PRORISEZ est la première clé qui ouvre grand la porte de l’efficacité.

2) Morceler

Maintenant que vous savez ce que vous devez faire en premier, vous allez définir le niveau de complexité des tâches et appliquer l’adage : ″Diviser pour mieux régner ″

Cela suppose que vous connaissez parfaitement tous les détails et les spécificités de vos tâches. Il vous reste à découper le travail en petites parties, toujours en fonction de la complexité et le niveau d’énergie requis. De cette façon, vous allez mener des actions concrètes qui conduisent à faire avancer les choses, à éviter le découragement et réaliser les résultats attendus dans les temps. Ainsi, vous gardez une motivation constante. 

MORCELER est le secret pour amorcer le début d’une tâche tant redoutée.

3) Estimer

Estimer la durée d’une tâche va dépendre de son niveau de complexité, de votre maîtrise de son sujet et si vous l’avez déjà réalisée, ou il s’agit d’un cas similaire, ou encore c’est complètement nouveau. Pour cela, prenez l’habitude de noter le temps que vous mettez pour toutes activités.  Ainsi, vous construisez vos références qui vont vous servir dans des situations similaires.

Prévoyez toujours une marge d’erreur entre 25% pour les tâches habituelles jusqu’à 50% pour les nouvelles ou celles qui incluent d’autres intervenants. Cela vous évite, dans le pire des cas, des situations stressantes et des dépassements des délais, dans le meilleur des cas, la satisfaction de finir plus tôt que prévu !

En revanche, si vous constatez un écart important entre l’estimation et le temps réel de l’exécution, il est essentiel d’analyser sérieusement la situation, pour déterminer ce qui cloche, afin de mettre en place les ajustements nécessaires pour retrouver l’efficacité.

ESTIMER correctement la durée d’une tâche permet d’atteindre vos objectifs avec un bon rapport qualité/temps.

4) Se concentrer

L’ennemi numéro 1 de l’efficacité est la dispersion qui se glisse sous plusieurs formes : sauter d’une tâche à une autre donne l’impression de faire plusieurs choses au même temps, et c’est tendance ! Mais en réalité, le multitâche fait perdre du temps et de la qualité, car le cerveau partage l’attention entre les tâches ; beaucoup d’études scientifiques l’ont prouvé (Pashler,1994). A cela s’ajoute les autres interruptions liées à notre univers ultra connecté (mails, notifications…) où maintenant répondre instantanément est un dû !  

D’autres études ont montré qu’après avoir été interrompu, on peut mettre facilement jusqu’à 20 min pour récupérer entièrement sa concentration et donc son efficacité !

Alors, si vous voulez être plus productif, il faut se concentrer sur une SEULE tâche, la finir avant de passer à une autre. Devenir adepte du travail profond en s’éloignant de toutes sources de distractions.

C’est Cal Newport, écrivain et professeur à l’université de Georgetown, qui a introduit la notion du travail profond et la définit comme suit :

″Les activités professionnelles, réalisées sans distraction, qui poussent les capacités cognitives dans leurs limites.”

Veillez à maintenir votre attention et régénérer votre concentration en faisant des petites pauses de 5 min toutes les 30-40 min, certains conseillent 20-30 min, c’est à vous de voir.

SE CONCENTRER est votre précieux outil de travail et devient un défi à relever.

5) Équilibrer

Sans équilibre, rien ne tient ! Pour cela, il est primordial de trouver un équilibre stable et durable, qui convient à votre sens d’une vie de qualité.

En principe, si vous appliquez les autres points, vous optimiserez votre temps et vous saurez ce qui est essentiel pour vous. Il vous reste à savoir quand s’arrêter et consacrer un temps pour d’autres activités, d’abord pour se faire plaisir et aussi pour se régénérer. En aucun cas, ne pas sous-estimer la fatigue mentale et surestimer votre endurance. Les conséquences peuvent être fatales.

Il se peut que vous soyez débordé, que vous laissez de côté votre séance de yoga ou de foot ou tout autre loisir, mais ça doit être occasionnel et non l’exception. Une bonne hygiène de vie adaptée à vos besoins, favorise la créativité et permet de surmonter les obstacles. Alors, faites vos choix en harmonie avec vos envies et vos capacités, ce n’est pas utopique, c’est vraiment possible. Ainsi, vous aurez toujours l’énergie d’avancer dans la bonne direction tout en étant satisfait. 

Équilibrer les activités dans leur globalité est un élément central de l’efficacité et de la productivité.

Être efficace ça se décide et se travaille. Appliquez les méthodes de travail qui vous correspondent, installez une routine équilibrée et sans lassitude et vous allez rapidement devenir un as de l’efficacité.

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